พนักงานแบบไหน “ต้องรวม” ในการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน?

เมื่อพูดถึงการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน หลายครั้งฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มักจะมีคำถามคล้าย ๆ กันว่า

“พนักงานคนนี้ต้องกรอกไหมคะ?”

“พนักงานที่เป็นสัญญาจ้างแบบนี้ รวมอยู่ในการคำนวณหรือเปล่าครับ?”

เพื่อให้ข้อมูลการคำนวณผลประโยชน์พนักงานเป็นไปอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้น และไม่ต้องย้อนกลับมาแก้ไขข้อมูลภายหลัง บทความนี้จะสรุปหลักเกณฑ์แบบเข้าใจง่ายว่า พนักงานลักษณะใดต้องรวมหรืออาจยกเว้นได้

หลักการเบื้องต้น: กรอกทุกคนที่ "ทำงานอยู่" ในวันเก็บข้อมูล

• หากวันประเมินผลประโยชน์ของบริษัทคือวันที่ 31 ธันวาคม 20X5 HR จะต้องกรอกข้อมูลพนักงาน ทุกคนที่ยังทำงานอยู่ในวันนั้น

• แม้ว่าพนักงานบางคนอาจลาออกหลังจากวันดังกล่าวไปแล้ว ก็ยังต้องกรอกข้อมูลไว้ตามสถานะของวันเก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่เก็บข้อมูล ณ 31 ธันวาคมของทุกปี มีพนักงาน 1 คน เข้างานตอนปี 20x1 และ ลาออกจากงานในปี 20x5 พนักงานคนดังกล่าว จะต้องมีขัอมูล ณ 31 ธันวาคม ตั้งแต่ 20x1 ถึง 20x4

พนักงานที่ต้องรวมในการคำนวณผลประโยชน์พนักงานเสมอ

• พนักงานสัญญาจ้างรายปี หรือแบบต่อสัญญาเรื่อย ๆ แม้ไม่มีสัญญาถาวร แต่หากไม่มีวันที่สิ้นสุดงานชัดเจน ต้องรวมในการคำนวณผลประโยชน์พนักงานตามหลักภาระผูกพันจากการอนุมาน

• พนักงานต่างชาติที่อยู่ภายใต้การจ้างของบริษัทไทย ถ้าไม่ได้ขึ้นทะเบียนกับบริษัทแม่ในต่างประเทศ ต้องนำมาคำนวณด้วยเช่นกัน

• พนักงานต่างชาติที่ขึ้นกับบริษัทแม่ในต่างประเทศ จะต้องสอบถามไปยังบริษัทแม่ว่าได้ตั้งเงินสำรองไว้หรือไม่ หากยังไม่ได้ตั้ง บริษัทสาขาไทยอาจต้องสำรองเงินชดเชยไว้เอง

พนักงานที่อาจยกเว้นได้

• พนักงานสัญญาจ้างชั่วคราวที่จ้างเป็นงาน ๆ ไป และมีกำหนดจบงานที่แน่นอน เช่น จ้างพัฒนาเว็บไซต์ 2 ปี หรือจ้างโปรเจกต์เฉพาะกิจ

• ผู้บริหารที่ไม่ประสงค์รับเงินชดเชย ทั้งนี้ต้องมี หนังสือรับรองเป็นลายลักษณ์อักษร จากฝ่ายกฎหมาย เพื่อป้องกันไม่ให้เปลี่ยนใจภายหลัง หากไม่มีเอกสารรับรอง ต้องรวมไว้ในการคำนวณตามปกติ

• กรณีระบุในสัญญาจ้างว่าจะไม่จ่ายเงินชดเชย โดยต้องแนบ สำเนาสัญญาจ้าง ที่ระบุข้อความชัดเจนว่า “ไม่มีสิทธิได้รับเงินชดเชยเมื่อเกษียณอายุ หากไม่มีหลักฐานดังกล่าว ต้องรวมไว้ในการคำนวณ

• พนักงานจ้างตามชิ้นงาน ทำน้อยได้น้อย ทำมากได้เงินมาก และไม่มีรายได้ขั้นต่ำที่บริษัทกำหนด ถือว่าไม่เข้าเงื่อนไขของ “ลูกจ้าง” ตามกฎหมายแรงงาน  ไม่ต้องรวมในการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน โดยมีจุดสังเกตคือ บริษัทไม่สามารถกำหนดเวลาเข้างาน หรือเป้าหมายขั้นต่ำได้

ทำไมต้องระวังขั้นตอนนี้เป็นพิเศษ?

การเลือกว่าพนักงานคนใดต้องรวมในการคำนวณผลประโยชน์พนักงาน คือ “จุดเริ่มต้น” ของการวิเคราะห์ทั้งระบบหากพลาดตั้งแต่ขั้นตอนนี้ อาจทำให้รายงานที่คำนวณออกมาแล้วต้อง “เริ่มต้นใหม่ทั้งหมด” ซึ่งส่งผลต่อทั้งงบการเงินและระยะเวลาการจัดทำอย่างมาก

หากองค์กรของคุณยังไม่แน่ใจว่าใครควรรวมบ้าง หรือยังไม่มีแนวทางชัดเจนในการคัดกรองพนักงานสำหรับการคำนวณผลประโยชน์ ทีมของ ABS พร้อมให้คำปรึกษาอย่างใกล้ชิด ตั้งแต่การเตรียมข้อมูล ไปจนถึงการจัดทำรายงานที่ผ่านการรับรองจากผู้เชี่ยวชาญ โดยจุดเด่นของ ABS คือ

• ให้บริการคำนวณผลประโยชน์พนักงานมาแล้วมากกว่า 2,000 บริษัท ทั้งในประเทศและต่างประเทศ

• มีนักคณิตศาสตร์ประกันภัยที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมากกว่า 25 ปี

• เข้าใจทั้งฝั่ง HR และบัญชี พร้อมแนะนำแบบ Step-by-Step

---

เขียนและเรียบเรียงโดย อาจารย์ทอมมี่ (พิเชฐ เจียรมณีทวีสิน)

FSA, FIA, FRM, FSAT, MBA, MScFE (Hons), B.Eng (Hons)

อดีตนายกสมาคมนักคณิตศาสตร์ประกันภัยแห่งประเทศไทย และอาจารย์บรรยายด้านการคำนวณผลประโยชน์พนักงานด้วยหลักคณิตศาสตร์ประกันภัย ตามมาตรฐานบัญชี ฉบับที่ 19

ขอสงวนสิทธิ์ของเนื้อหาในบทความ ไม่ให้นำไปใช้แสวงหาผลประโยชน์ใด ๆ ในเชิงพาณิชย์ นอกจากจะได้รับอนุญาตจากทางบริษัท ABS เท่านั้น